Datenschutzerklärung

Stand: 19. August 2026

zenzaa arbeitet zuerst auf deinem Gerät. Ohne Konto verlassen deine Aufgaben es nie. Diese Erklärung beschreibt, was in den Fällen passiert, in denen doch Daten übertragen werden – und was dann mit ihnen geschieht.

1. Verantwortlicher

2. Was zenzaa ist – und was das für deine Daten bedeutet

zenzaa ist eine Aufgabenverwaltung nach dem Grundsatz „lokal zuerst“. Alle Aufgaben, Projekte und Einstellungen werden auf deinem Gerät gespeichert. Die App funktioniert vollständig ohne Konto und ohne Internetverbindung.

Daten verlassen dein Gerät nur in zwei Fällen:

• Du meldest dich an – dann werden deine Inhalte zwischen deinen Geräten abgeglichen.
• Du löst eine KI-Funktion aus – dann wird der Text der betreffenden Aufgabe verarbeitet.

3. Nutzung ohne Konto

Ohne Anmeldung werden keine personenbezogenen Daten an uns übertragen. Es gibt keine Analysewerkzeuge, kein Tracking und keine Werbekennungen – weder ohne noch mit Konto.

4. Konto und Geräteabgleich

Verarbeitete Daten

• Kontodaten: E-Mail-Adresse; bei Anmeldung über Apple oder Google die von dort übermittelte Kennung
• Inhalte: Aufgaben, Unteraufgaben, Projekte, Notizen, Zeitangaben, der Verlauf je Aufgabe und deine Einstellungen

Zweck und Rechtsgrundlage

Bereitstellung des Kontos und Abgleich zwischen deinen Geräten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags).

Eingesetzte Dienstleister

Beide sind als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO gebunden.

Anmeldung über Apple oder Google

Nutzt du diese Möglichkeit, erfährt der jeweilige Anbieter, dass du dich bei zenzaa anmeldest. Es gelten dessen Datenschutzbestimmungen.

5. KI-Funktionen

Die KI-Unterstützung – Dauerschätzung, Zerlegung in Schritte, Rückfragen, das Formen einer diktierten Aufgabe und das Compass-Gespräch – ist freiwillig und wird nur auf deine ausdrückliche Aktion hin ausgelöst. Sie läuft nie im Hintergrund. Für das Compass-Gespräch gilt zusätzlich Abschnitt 6.

Was übertragen wird

Ausschließlich der Text der betreffenden Aufgabe: der Titel, von dir ergänzte Details, deine Antworten auf Rückfragen und gegebenenfalls der Projektname. Nicht übertragen werden andere Aufgaben, dein Verlauf, deine E-Mail-Adresse oder deine Kontokennung.

An wen

Anthropic PBC, USA (Modell „Claude Haiku“), über unsere eigene Zwischenstelle bei Supabase in der EU.

Übermittlung in ein Drittland: Die Übertragung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Nach Angaben von Anthropic werden über die Programmierschnittstelle übermittelte Inhalte nicht zum Training der Modelle verwendet.

Verbrauchszählung

Wir zählen pro Konto und Monat die Anzahl der KI-Anfragen und die Menge der verarbeiteten Textbausteine, um das monatliche Kontingent durchzusetzen und dir deinen Verbrauch anzuzeigen. Die Inhalte selbst werden dabei nicht gespeichert.

6. Compass – die Lebenslandkarte

Compass ist ein freiwilliges, vom Aufgabenteil getrenntes Modul: eine persönliche Landkarte dessen, was zu deinem Leben gehört – Rollen, Lebensbereiche, Werte, Interessen, Dinge, Wünsche, Ziele. Wer es nicht benutzt, erzeugt keine dieser Daten.

Was gespeichert wird

• Die Landkarte: Bezeichnungen, Einordnung, Ausrichtung und Verbindungen.
• Das Einrichtungsgespräch im Wortlaut – also auch Namen und Angaben, die du selbst nennst. Zweck: Du sollst später nachlesen können, was du gesagt hast, nicht nur, was die KI daraus gemacht hat.
• Ein Änderungsprotokoll und Momentaufnahmen deiner Landkarte, damit sich Entwicklungen vergleichen lassen.

Wo diese Daten liegen

Auf deinem Gerät – und mit Konto zusätzlich in unserer Datenbank bei Supabase in Frankfurt, je Konto getrennt. Ohne Konto verlassen sie das Gerät nicht.

Was an die KI übertragen wird

Nur die letzten Züge des laufenden Gesprächs, und zwar geschwärzt: Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN, Geburtsdaten und längere Ziffernfolgen ersetzt dein Gerät vor dem Senden durch Platzhalter wie [PARTNER_1]. Die Zuordnung dieser Platzhalter zum Klartext bleibt auf dem Gerät.

Nicht übertragen werden die vollständige Landkarte, das Protokoll, die Momentaufnahmen und deine Aufgaben. Zusätzlich übermittelt werden die Bezeichnungen dessen, was du bereits bestätigt hast – ebenfalls geschwärzt –, damit das Gespräch nicht zweimal dasselbe fragt.

Löschung

Mit dem Konto werden Landkarte, Protokoll und Momentaufnahmen gelöscht. Einzelne Einträge kannst du jederzeit von der Landkarte nehmen; das Protokoll behält dabei den Eintrag, dass es sie gab.

7. Diktierfunktion

Das Diktat nutzt die Spracherkennung deines Geräts beziehungsweise deines Browsers. zenzaa nimmt keinen Ton auf und speichert keine Audiodaten. Je nach Gerät findet die Erkennung beim Hersteller des Betriebssystems statt – auf Android in der Regel bei Google. Es gelten dessen Datenschutzbestimmungen.

8. Aufruf der Web-App

Beim Aufruf von app.zenzaa.de fallen auf unserem Server die üblichen Zugriffsdaten an: IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Datei, übertragene Datenmenge und Browserkennung. Sie dienen dem sicheren Betrieb und der Fehlersuche (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden nach 7 Tagen gelöscht.

Es werden keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken gesetzt. Für die Anmeldung wird ein technisch notwendiger Sitzungsspeicher im Browser genutzt; er ist für den Betrieb erforderlich und bedarf daher keiner Einwilligung.

9. Kontaktformular auf zenzaa.de

Auf zenzaa.de/kontakt kannst du uns über ein Formular schreiben. Alternativ erreichst du uns jederzeit direkt per E-Mail an info@zenzaa.de.

Welche Daten

Dein Name, deine E-Mail-Adresse, ein freiwillig gewähltes Thema und der Text deiner Nachricht. Weitere Angaben werden nicht erhoben.

Wozu und auf welcher Grundlage

Ausschließlich zur Bearbeitung und Beantwortung deiner Anfrage. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); betrifft die Anfrage einen Vertrag oder dessen Anbahnung, ist es Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Was damit passiert

Die Nachricht wird auf unserem eigenen Server in Deutschland entgegengenommen und unmittelbar als E-Mail an unser Postfach weitergeleitet. Es gibt keine Datenbank und keinen Formularanbieter – die Nachricht wird nicht zwischengespeichert und nicht an Dritte weitergegeben. Nach dem Weiterleiten liegt sie ausschließlich in unserem E-Mail-Postfach.

Der Versand der E-Mail erfolgt über den Mailserver unseres Anbieters 1&1 IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, mit dem ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht.

Schutz vor automatisierten Einsendungen

Um Missbrauch zu verhindern, prüfen wir ein für dich unsichtbares Zusatzfeld, die Zeit zwischen Aufruf und Absenden sowie die Anzahl der Einsendungen je Absender. Es kommt kein Captcha und kein Dienst eines Dritten zum Einsatz, und es werden dafür keine Daten gespeichert.

Wie lange

Deine Nachricht verbleibt in unserem Postfach, bis die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen; anschließend wird sie gelöscht.

10. Newsletter

Auf zenzaa.de/newsletter kannst du unseren Newsletter „Ein Gedanke für deine Zeit" abonnieren.

Welche Daten

Ausschließlich deine E-Mail-Adresse. Weitere Angaben werden nicht erhoben und sind auch nicht erforderlich.

Anmeldung im Doppel-Opt-in-Verfahren

Nach deiner Eingabe erhältst du eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn du diesen Link anklickst, wird deine Adresse in den Verteiler aufgenommen. Bestätigst du nicht, geschieht nichts weiter. Zum Nachweis der Einwilligung werden der Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung gespeichert.

Wozu und auf welcher Grundlage

Zum Versand des Newsletters. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst sie jederzeit für die Zukunft widerrufen — über den Abmeldelink in jeder Ausgabe oder formlos an info@zenzaa.de.

An wen

Versand und Verwaltung des Verteilers erfolgen über Brevo (Sendinblue GmbH beziehungsweise Brevo SAS, Paris, Frankreich), mit dem ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung besteht. Die Daten werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union verarbeitet.

Auf unserer Website ist kein Skript und kein Formular von Brevo eingebunden. Deine Eingabe geht zunächst an unseren eigenen Server in Deutschland und von dort an Brevo. Es werden dabei keine Cookies gesetzt und keine Inhalte von fremden Servern geladen.

Auswertung

Wir werten nicht aus, ob und wann du eine Ausgabe geöffnet oder welche Links du angeklickt hast. Der Newsletter enthält keine Zählpixel.

Wie lange

Bis zu deinem Widerruf. Nach der Abmeldung wird deine Adresse aus dem Verteiler entfernt; der Nachweis der ursprünglichen Einwilligung wird noch so lange aufbewahrt, wie es zur Abwehr möglicher Ansprüche erforderlich ist.

11. Speicherdauer

• Lokale Daten auf deinem Gerät: bis du sie löschst oder die App entfernst
• Kontodaten und Inhalte: bis zur Löschung deines Kontos
• Compass (Landkarte, Gesprächsverlauf, Momentaufnahmen): bis du sie löschst oder das Konto beendest
• KI-Verbrauchszahlen: 12 Monate
• Server-Protokolle: 7 Tage

12. Deine Rechte

Du hast jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die zu dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Eine Nachricht an info@zenzaa.de genügt.

Konto löschen

Du kannst dein Konto samt aller Inhalte löschen lassen, indem du eine Nachricht von deiner registrierten E-Mail-Adresse an info@zenzaa.de schickst. Wir löschen dein Konto dann innerhalb von 30 Tagen und bestätigen dir das. Die Löschung umfasst deine Kontodaten, alle Inhalte und die Verbrauchszahlen. Daten, die ausschließlich auf deinem Gerät liegen, löschst du durch Entfernen der App.

Beschwerderecht

Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die App oder die Rechtslage ändert. Maßgeblich ist die jeweils an dieser Stelle veröffentlichte Fassung.