Die 23 Minuten nach der Unterbrechung: Was die Zahl wirklich misst

Woher kommen die „23 Minuten” nach einer Unterbrechung?

Die Zahl „23 Minuten und 15 Sekunden” stammt nicht aus einem Fachaufsatz, sondern aus einem Interview mit Gloria Mark im Gallup Business Journal vom 8. Juni 2006. Dort berichtet sie: 81,9 % der unterbrochenen Arbeit wurde am selben Tag wieder aufgenommen, im Schnitt nach 23 Minuten und 15 Sekunden, mit etwa zwei anderen Aufgaben dazwischen. Beschrieben werden 36 beobachtete Personen über drei Arbeitstage.

Dahinter steht eine Feldbeobachtung: Mark, González & Harris, „No Task Left Behind? Examining the Nature of Fragmented Work”, CHI 2005 (PDF). 24 Informationsarbeiter wurden in Schatten-Beobachtung begleitet. Die zentralen Werte: durchschnittlich 11 Minuten 4 Sekunden (sd = 18 Min. 9 Sek.) in einer „working sphere”, bevor gewechselt oder unterbrochen wurde; 57 % der Segmente wurden unterbrochen; im Mittel 11,7 verschiedene working spheres pro Person.

Im Papier selbst steht als Rückkehrzeit 25 Minuten 26 Sekunden (sd = 54 Min. 48 Sek.), 77,2 % der unterbrochenen Arbeit wurde am selben Tag wieder aufgenommen, mit im Mittel 2,26 dazwischenliegenden working spheres. Die „23 Minuten” sind also eine Interviewvariante dieser Befundlage, nicht ihre Originalform.

Mich interessiert an dieser Geschichte weniger die Zahl als die Frage, warum sie so gern ohne Quelle weitergereicht wird. Eine Angabe mit Sekunden klingt nach Präzision. Und sie erspart das Nachdenken darüber, was da eigentlich gemessen wurde.

Was wurde da eigentlich gemessen – Konzentration oder Kalender?

Gemessen wurde die verstrichene Zeit bis zur Rückkehr zur ursprünglichen Aufgabe. Das ist keine „Aufwärmzeit der Konzentration” und keine verlorene Zeit: In der Lücke wurde an anderen Dingen gearbeitet, im Schnitt an gut zwei weiteren Arbeitszusammenhängen.

Eine „working sphere” ist Arbeit, die durch ein gemeinsames Ziel, beteiligte Personen, Mittel und einen Zeitrahmen zusammenhängt – also eher ein Projektzusammenhang als ein einzelner Handgriff.

Wichtiger als der Mittelwert ist die Streuung. Die Standardabweichung von 54 Minuten 48 Sekunden ist mehr als doppelt so groß wie der Mittelwert von 25 Minuten 26 Sekunden. Eine solche Verteilung ist stark schief: viele kurze Rückkehrzeiten, einzelne sehr lange, und ein Durchschnitt, der keinen typischen Fall beschreibt. Wer „23 Minuten” als Erwartungswert für die eigene nächste Unterbrechung liest, liest mehr hinein, als die Daten hergeben.

Stimmt es, dass Unterbrechungen mich langsamer machen?

Nicht nach der Studie, der die Zahl am häufigsten zugeschrieben wird. Mark, Gudith & Klocke, „The cost of interrupted work: more speed and stress”, CHI 2008 (Abstract), ist ein Laborexperiment: Unterbrochene Teilnehmer bearbeiteten die Aufgaben in weniger Zeit, ohne Qualitätsunterschied – berichteten aber mehr Stress, Frustration, Zeitdruck und Anstrengung.

Die Kosten von Unterbrechungen in der Wissensarbeit liegen nach diesem Befund also eher im Erleben als in der Uhr. Das ist ein anderer Satz als „Unterbrechungen kosten dich 23 Minuten”. Er wird seltener zitiert, weil er sich schlechter in eine Rechnung übersetzen lässt.

Im Labor wird der Wiedereinstieg – der „resumption lag” – ohnehin in Sekunden gemessen, nicht in Minuten. Trafton, Altmann, Brock & Mintz (2003) zeigten, dass ein kurzer Vorlauf vor der Unterbrechung die Wiederaufnahme erleichtert (Quelle). Altmann, Trafton & Hambrick (2014) fanden, dass Unterbrechungen von im Mittel 4,4 Sekunden die Rate von Sequenzfehlern unmittelbar danach verdreifachten; bei durchschnittlich 2,8 Sekunden verdoppelte sie sich (PDF).

Was die Befunde nicht hergeben: Labor-Sekunden und Feld-Minuten messen verschiedene Dinge und dürfen nicht vermischt werden. Rechnungen wie „4 Unterbrechungen × 23 Minuten = 1,5 Stunden verloren” sind durch keine dieser Daten gedeckt. Und keine der Studien sagt etwas über deinen Tag: Es sind 24 bzw. 36 Personen in Büroumgebungen Mitte der 2000er.

Was hilft beim Wiedereinstieg, wenn die Minutenzahl nichts hergibt?

Besser belegt als die Minutenzahl ist der Aufmerksamkeitsrückstand. Leroy (2009) zeigt, dass beim Wechsel von einer unerledigten Aufgabe Aufmerksamkeit bei der alten Aufgabe hängen bleibt – „attention residue” – und die Leistung in der nächsten Aufgabe darunter leidet (Quelle).

Leroy & Glomb (2018) haben in vier Studien geprüft, was dagegen hilft: Ein kurzer „ready-to-resume”-Plan – notieren, wo man gerade steht und wie man zurückkommt – verringerte den Aufmerksamkeitsrückstand (Organization Science, Einordnung der University of Washington).

Die Grenze gehört dazu: Das sind Laborstudien und Experimente mit begrenzten Stichproben. Sie sagen nichts darüber, wie viele Minuten dein Tag dadurch gewinnt, und sie sind kein Versprechen auf ruhigeres Arbeiten.

Was ich daraus mitnehme: Die nützliche Frage ist nicht „wie teuer war die Unterbrechung?”, sondern „woran war ich dran und was ist der nächste Schritt?”. Die erste Frage produziert Ärger, die zweite eine Notiz.

Wie plane ich Unterbrechungen ein, statt sie zu bekämpfen?

Indem du den Wiedereinstieg als normalen Teil des Tages behandelst, nicht als Störfall. Praktisch heißt das: weniger angefangene Aufgaben parallel, zu jeder laufenden Aufgabe ein sichtbarer nächster Schritt, und Pufferzeit statt lückenlos verplanter Blöcke.

Der Kontext spricht dagegen, den Tag auf störungsfreie Strecken zu bauen. Gloria Mark misst seit rund 20 Jahren Bildschirm-Aufmerksamkeit: etwa 2,5 Minuten im Jahr 2004 gegenüber durchschnittlich 47 Sekunden in neueren Daten (gloriamark.com). Das beschreibt einen Durchschnitt über viele Menschen und Messsituationen, keine Diagnose für dich. Aber es macht die Annahme unwahrscheinlich, dass ein ganzer Arbeitstag aus zwei ungestörten Vierstundenblöcken bestehen könnte.

Häufige Fragen

Braucht man wirklich 23 Minuten, um sich nach einer Unterbrechung wieder zu konzentrieren?

Nein, das sagt die Quelle nicht. Die 23 Minuten 15 Sekunden aus dem Gallup-Interview von 2006 sind die verstrichene Zeit bis zur Rückkehr zur ursprünglichen Aufgabe – in dieser Zeit wurde an anderen Aufgaben gearbeitet.

Aus welcher Studie stammen die 23 Minuten?

Aus keiner direkt. Die Zahl steht in einem Gallup-Interview mit Gloria Mark vom 8. Juni 2006; der zugehörige Fachaufsatz ist Mark, González & Harris, CHI 2005, der 25 Minuten 26 Sekunden als Rückkehrzeit nennt – bei einer Standardabweichung von 54 Minuten 48 Sekunden.

Kann ich ausrechnen, wie viel Zeit mich Unterbrechungen pro Tag kosten?

Nicht auf dieser Grundlage. Die Rückkehrzeit enthält Arbeit an anderen Aufgaben, die Verteilung ist stark schief, und das Laborexperiment CHI 2008 fand bei unterbrochener Arbeit sogar kürzere Bearbeitungszeiten bei höherem Stresserleben.

Was hilft dann konkret beim Wiedereinstieg?

Leroy & Glomb (2018) fanden in vier Studien, dass ein kurzer Plan vor dem Wechsel – notieren, wo man steht und wie man zurückkommt – den Aufmerksamkeitsrückstand verringert. Wie stark das im Alltag wirkt, ist damit nicht beantwortet.

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Daran arbeitet zenzaa: Im Backlog sammelst du, was nicht im Kopf bleiben muss. In Heute entscheidest du, was wirklich Platz hat – und wenige offene Aufgaben parallel machen den Wiedereinstieg leichter. Im Fokus erscheint nur eine Aufgabe, und über Schritte bleibt der nächste Schritt sichtbar, auch wenn du zwischendurch weg warst. Dass Unterbrechungen dadurch verschwinden, verspricht zenzaa nicht.