Die Ivy-Lee-Methode

Von allen Methoden, die ich ausprobiert habe, ist diese die einfachste — und die, deren Grundgedanke am längsten bei mir geblieben ist. Sie kommt mit einer Zahl und einer Regel aus.

Am Abend schreibst du die sechs wichtigsten Aufgaben für morgen auf — nicht mehr als sechs. Dann bringst du sie in eine Reihenfolge. Am nächsten Tag beginnst du bei der ersten und wechselst erst, wenn sie fertig ist. Was übrig bleibt, wandert auf die Liste des Folgetags.

Zwei Begrenzungen und eine Regel: die Zahl, die Reihenfolge, und kein Springen.

Der Erzählung nach beriet der Publizist Ivy Lee um 1918 Charles M. Schwab von Bethlehem Steel und ließ sich nach drei Monaten bezahlen, was das Ergebnis wert sei — angeblich 25.000 Dollar. Daher der Beiname „25.000-Dollar-Methode".

Die Geschichte ist gut erzählt und schlecht belegt. Sie taucht erst Jahrzehnte später in Anekdotensammlungen auf. Ich führe sie hier als das, was sie ist: eine Gründungserzählung, kein Beleg.

Zur Methode selbst gibt es keine Studien. Zu ihren drei Bestandteilen gibt es welche.

Der Wechsel zwischen Aufgaben kostet messbar Zeit und Genauigkeit; Rubinstein, Meyer und Evans zeigten das 2001 für Aufgabenwechsel im Labor. Die Regel „nicht springen" greift damit ein reales Problem an.

Zur Begrenzung auf genau sechs gibt es nichts. Die Zahl ist gesetzt, nicht gefunden — sie könnte ebenso gut fünf oder sieben lauten. Wichtig ist, dass es überhaupt eine Grenze gibt.

Die Entscheidung wird vom Tun getrennt: Geplant wird am Abend, gearbeitet am Morgen. Wer erst beim Anfangen entscheidet, entscheidet unter Druck.

Eine Obergrenze macht Verdrängung sichtbar. Wenn die siebte Aufgabe nicht mehr passt, muss etwas anderes weichen — und das merkt man beim Planen statt abends beim Scheitern.

Starre Reihenfolgen halten selten einen ganzen Arbeitstag durch. Termine, Rückfragen und Zulieferungen kommen dazwischen.

Sechs Aufgaben sagen nichts über Dauer. Sechs Punkte können zwei Stunden oder zwei Tage bedeuten — die Methode hat keinen Begriff von Zeit.

Sie hat auch keinen Begriff von Verpflichtung. Wer sechs Aufgaben aufschreibt und drei schafft, ist nach dieser Methode gescheitert. Das ist eine harte Buchführung für einen normalen Tag.

Den Kern — begrenzen, ordnen, eins nach dem anderen — habe ich übernommen, aber den Teil ergänzt, der mir immer gefehlt hat: Zeit. Sechs Aufgaben sagen nichts darüber, ob sie in einen Tag passen. Deshalb ist der Tag in zenzaa nicht auf eine Anzahl begrenzt, sondern auf das, was tatsächlich hineingeht.

Und ein nicht geschaffter Punkt ist bei mir kein Scheitern. Er ist die Information, aus der die nächste Planung besser wird.